Organizações brasileiras identificam a falta de padronização documental como um dos cinco principais entraves à gestão eficiente de arquivos. Sem ferramentas como Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, além de acumular documentos, fica comprometida a recuperação de dados e maior o retrabalho nas equipes.
A Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documento (ABGD) registra que a cada 12 segundos um documento se perde nas empresas brasileiras. Já um estudo conduzido pelo Digital Transformation Research Group (DTRG) revela que 26,7% das avaliações de satisfação dos usuários são baixas nos serviços administrativos por falta de clareza nos procedimentos e ausência de sistemas automatizados.
A pesquisa, publicada em 2024 no periódico Frontiers in Sustainability, identificou que muitas instituições de ensino superior utilizam apenas hierarquias de pastas em computadores, sem adotar práticas estruturadas de gestão de documentos baseadas em critérios arquivísticos.
Entre os especialistas, cinco questões são as mais citadas como obstáculos para a gestão documental eficiente. A falta de conscientização organizacional é a mais recorrente, seguida por escassez de recursos financeiros, carência de profissionais qualificados, deficiências de infraestrutura e ausência de metodologias claras. Cada um desses entraves gera custos operacionais e riscos legais que comprometem a competitividade das empresas.
Falta de consciência sobre gestão gera custos desnecessários
Em todo o mundo, parte dos gestores trata os arquivos como um “depósito de papéis” ou “arquivos mortos”, o que gera resistência a mudanças e impede que a informação seja reconhecida como ativo estratégico. A resistência cultural faz com que muitos ignorem o ciclo de vida dos documentos e resulta em custos desnecessários de armazenamento, além de dificultar a localização de informações quando necessário.
A pesquisa do Digital Transformation Research Group identificou que a integração entre gestão documental, suporte tecnológico e transparência explica 49,2% da variabilidade na cultura organizacional voltada para a eficiência. Quando essa mentalidade prevalece, os documentos são eliminados indevidamente ou se acumulam sem critério técnico de avaliação.
Infraestrutura tecnológica poderia elevar eficiência em 77,7%
A escassez de recursos financeiros é outro desafio. Ainda segundo o estudo feito por pesquisadores do DTRG, a infraestrutura tecnológica pode elevar a eficiência da gestão em 77,7%, mas as restrições orçamentárias impedem a adoção de tecnologias avançadas, incluindo inteligência artificial e blockchain.
Um exemplo nacional é parte da documentação da ditadura militar brasileira que está armazenada em local com goteiras, esquadrias defeituosas e rede elétrica precária, segundo relatada pela antiga diretora-geral do Arquivo Nacional, Neide de Sordi. Com isso, o acervo corre risco iminente de perda por falta de investimento em conservação adequada.
Outra situação, esta positiva, é a digitalização de processos que gerou uma economia de 57,5% em papel em uma instituição federal brasileira, conforme dados publicados na Frontiers in Sustainability. Parte das instituições, porém, conta com infraestruturas físicas obsoletas por falta de orçamento.
Sobrecarga e improviso de pessoal perpetuam desorganização
Mais um desafio é a carência de recursos humanos com formação adequada. Pesquisas em programas de pós-graduação conduzidas por pesquisadores da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) revelaram que secretários e coordenadores carecem de conhecimentos básicos de Arquivologia, o que impede a criação de sistemas eficazes de recuperação de dados. Já a sobrecarga dos profissionais já existentes degrada diretamente a qualidade dos serviços prestados.
A designação de servidores de outras áreas para funções técnicas, sem o devido domínio metodológico ou treinamento de compliance adequado, agrava o problema. A prática resulta na aplicação errônea de normas e perpetua a desorganização administrativa diária.
Um em cada cinco usuários avalia ferramentas de gestão como deficientes
Segundo o DTRG, mais de um em cada cinco usuários (22,67%) avaliam as ferramentas tecnológicas de gestão documental de suas instituições como deficientes ou “pobres”. Problemas técnicos recorrentes interrompem fluxos de trabalho e aumentam a vulnerabilidade das informações.
Aliado a isso, muitas organizações operam em prédios sem condições mínimas de conservação. A dependência de métodos tradicionais de arquivamento manual torna os processos vulneráveis à perda de informações e gera gastos excessivos com energia e manutenção de depósitos.
Arquivologia oferece soluções para evitar descarte indevido
A Lei 8.159/1991 define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A falta de controle sobre acesso e temporalidade pode levar a sanções legais e descumprimento de prazos.
Segundo dados coletados pela PwC e pelo Radicati Group, gestores perdem, em média, um mês por ano procurando informações armazenadas inadequadamente em arquivos desorganizados. Para evitar tanto o acúmulo desnecessário quanto o descarte indevido de documentos importantes, a arquivologia desenvolveu um conjunto de instrumentos técnicos que racionalizam o ciclo de vida documental e, consequentemente, asseguram que registros sem valor permanente (sem relevância histórica, probatória ou informativa) sejam descartados.
O ponto de partida é o Plano de Classificação de Documentos (PCD), esquema estrutural que organiza os registros conforme as funções e atividades do órgão produtor. Ele fornece o contexto necessário para identificar a origem e natureza de cada documento antes de qualquer decisão sobre sua eliminação.
O próximo instrumento é a Tabela de Temporalidade Documental (TTD). É ela que estabelece os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, além de definir a destinação final de cada tipo de documento. No Poder Judiciário, utiliza-se ainda a Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos, que funciona como filtro final para garantir que não existam pendências legais ou relevância histórica ignoradas antes do descarte.
Já os Fluxogramas de Avaliação, Seleção e Destinação servem como guias procedimentais para as Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPAD), detalhando graficamente cada etapa a ser percorrida.
Para quantidades mais volumosas de documentos, aplica-se o Plano para Amostra Estatística Representativa, técnica que separa um subconjunto de documentos destinados à eliminação para preservação permanente, garantindo que pesquisadores futuros possam estudar a heterogeneidade do material descartado.
Na arquivologia, a transparência é assegurada pelo Edital de Ciência de Eliminação, que torna pública a intenção de destruir documentos, permitindo que partes interessadas solicitem cópias ou desentranhamento de peças antes da destruição efetiva.
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