conciliação bancária é um processo fundamental para manter a saúde financeira de um negócio. Ele envolve a comparação das entradas e saídas de dinheiro no caixa da empresa com movimentações registradas nos extratos bancários. Isso é essencial para garantir um controle financeiro preciso e evitar fraudes, contribuindo para o planejamento estratégico do negócio.
A conciliação bancária pode ser realizada manualmente, usando planilhas como o Excel, ou de forma automatizada, com o auxílio de softwares específicos. A escolha depende do tamanho e das necessidades da empresa. Todas as transações devem estar corretas e alinhadas quando se faz a comparação dos registros financeiros internos com os extratos bancários.
Esse processo é importante para monitorar diferentes formas de recebimento, bem como detectar fraudes internas ou pagamentos não registrados. Isso acaba reduzindo erros humanos no processo de pagamento e facilita a comunicação com a contabilidade. Também previne prejuízos inesperados e ajuda a manter um saldo bancário confiável.
A conciliação bancária também melhora a previsão do fluxo de caixa e apoia o planejamento estratégico da empresa. Já a frequência com que a conciliação deve ser feita varia conforme o volume de transações financeiras da empresa, e pode ser semanal, trimestral ou outra periodicidade que seja mais adequada para tanto.
É importante seguir algumas etapas, como:
Estabelecimento da periodicidade;
Registro de todas as movimentações financeiras: recibos, extratos bancários, notas fiscais, entre outros;
Monitoramento constante do saldo bancário.
Assim, é possível identificar e corrigir eventuais divergências quanto antes.
A conciliação bancária é crucial até mesmo para empresas que utilizam uma plataforma de pagamento recorrente, que é por onde valores a pagar podem ser agendados. No caso, por mais que os pagamentos estejam programados, é fundamental conferir se o fluxo de caixa bate com o extrato bancário e se certificar que foi tudo pago corretamente.
Quando feita de maneira automática, a conciliação bancária oferece benefícios como:
Redução de erros;
Economia de tempo;
Otimização dos processos;
Visão mais precisa do fluxo de caixa.
Com isso, é possível aprimorar o orçamento e, consequentemente, fazer um planejamento mais estratégico da empresa.
Outro foco da conciliação bancária está em prestar atenção a impostos, taxas e débitos indevidos durante o processo. O profissional responsável deve verificar se os impostos deduzidos correspondem às obrigações fiscais da empresa. É preciso também revisar as taxas e tarifas bancárias, além de prestar atenção aos débitos indevidos.
A conciliação bancária pode ser realizada por diversos profissionais, dependendo do tamanho e da estrutura da empresa. Em muitas empresas, o próprio gestor financeiro ou responsável pelo departamento de finanças é encarregado de realizar o procedimento para identificar discrepâncias.
Contadores, por sua vez, são especialistas em questões financeiras e contábeis. Muitas empresas contam com os serviços de um contador para realizar tarefas de contabilidade, incluindo a conciliação bancária, já que esse profissional tem um conhecimento mais aprofundado da prática.
A conciliação bancária também pode ser feita por um analista financeiro, como no caso de grandes empresas e organizações. Especialistas em tesouraria são profissionais que também surgem como opção para serem responsáveis pela realização desse processo nas organizações.
Para quem não tem experiência em conciliação bancária, é possível começar com um modelo de planilha de Excel ou adquirir um software específico para facilitar o processo e garantir uma maior precisão. O ideal é que a pessoa responsável se certifique que o processo seja consistente e que sejam mantidos registros atualizados de todas as transações financeiras.
Além da conciliação bancária, faz-se necessário que a empresa mantenha-se em dia com suas obrigações para sua saúde financeira e seu funcionamento legal. Não se deve esquecer de cumprir as obrigações fiscais e tributárias, manter seu registro contábil e certificar-se de que suas licenças e permissões estejam em vigor para poderem operar legalmente.
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